Integração entre sistemas: principais desafios

Para cada tipo de demanda de comunicação, existe uma ferramenta capaz de simplificar e potencializar os resultados. Para fazer com que todas essas opções trabalhem juntas, é preciso ter atenção à importância da integração de sistemas nas corporações.

O que significa integração entre sistemas?

Integração consiste em um processo que tem o propósito de reunir duas ou mais soluções empresariais ou deixá-las interligadas.

O ERP (Sistema de Gestão Integrada) tem como premissa justamente a união e a centralização de todos os processos que sejam suportados por tecnologias dos vários departamentos da empresa.

Isso assegura maior dinamicidade e agilidade aos processos, pois, assim, os fluxos podem ser aperfeiçoados e automatizados de modo mais seguro.

Por que integrar?

Para alcançar o máximo do seu potencial, uma empresa deve ter todos os seus setores e colaboradores trabalhando na direção de um mesmo objetivo. E isso é igualmente válido para os sistemas utilizados na companhia: se eles estiverem corretamente integrados, essas ferramentas podem proporcionar muito mais velocidade e confiabilidade nos processos organizacionais.

Todas as informações coletadas pelo sistema de pós-vendas serão úteis para o CRM. Se utilizadas com inteligência, esses dados podem maximizar o potencial das vendas. Ao mesmo tempo, se o setor de pós-vendas já possui dados sobre o cliente, o atendimento e a solução de problemas podem ser acelerados.

Quando se fala em sistemas relacionados à comunicação, essa integração se torna ainda mais necessária. Cada sistema de comunicação gera um alto volume de dados para uma empresa, o que é obtido por um deles pode ser aproveitado em outro.

A integração de sistemas potencializa o Business Intelligence de uma organização, permitindo um melhor aproveitamento dos dados obtidos em diferentes aplicações. 

A integração de sistemas também elimina gargalos e pontos de quebra na produtividade. Se for necessário inserir dados repetidos em sistemas diversos cada vez que um processo interagir entre setores da empresa, a comunicação perderá valor e agilidade com as transformações de formato — sem contar com o retrabalho.

Diminuição do custo

A eliminação de ineficiências operacionais ocasiona a diminuição de custos orçamentários, sendo que é possível o corte de boa parte deles. Processos automatizados também diminuem o tempo gasto na execução de atividades organizacionais, o que gera economicidade.

Dessa forma, os gestores conseguem utilizar os recursos poupados para investimentos mais críticos e que geram maior qualidade para o atendimento ao cliente.

Melhoria de desempenho

Processos automatizados e integrados são essenciais para que a companhia tenha capacidade de atender a todos os seus clientes e potenciais consumidores. Nesse contexto, prevalecem as empresas com maior colaboração entre setores, o que acarreta receitas maiores e um nível elevado de inovação.

A comunicação interna, quando reforçada, é capaz de otimizar as relações e promover a definição de estratégias em conjunto, bem como rotinas de trabalho mais eficientes. Tudo isso se traduz em maior produtividade dos times.

Aperfeiçoamento de processos

O aperfeiçoamento de processos é requisito fundamental para toda empresa que deseja sobreviver no mercado a longo prazo, manter-se competitiva e obter sucesso.

Com uma boa integração de sistemas, essa otimização frequente se torna mais simples. As atividades e tarefas poderão ser alteradas de modo simplificado, já que contam com suporte tecnológico.

Diminuição de retrabalho

Assim como acontece com os dados, as atividades e as comunicações internas/externas da organização passam a ser registradas em um sistema amplo e eficiente. Desse modo, os retrabalhos diminuem significativamente. Além disso, o aumento de acessibilidade às informações facilita a consulta e a recuperação de conteúdos.

Se a solução responsável por manter a integração contar com um suporte online, como em serviços de computação na nuvem, essa vantagem fica ainda mais evidente, uma vez que será possível acessar os dados de qualquer local do mundo e em qualquer horário.

Desse modo, as informações ficam salvas em diferentes locais. No caso de um problema ou um desastre em uma máquina, por exemplo, o colaborador consegue obter os dados com um colega ou com o departamento de TI, evitando a necessidade de fazer novamente todo o trabalho que se perdeu com o HD danificado.

Melhora na comunicação com clientes

Um dos maiores benefícios da integração entre sistemas é a melhora no atendimento aos clientes e na comunicação com o público. Isso ocorre porque fica mais fácil acessar dados durante a interação com consumidores, pois basta entrar no sistema central para consultar itens como:

• histórico de compras/venda;

• número de atendimentos;

• dados cadastrais;

• pagamentos efetuados ou em aberto;

• tempo de interação com a companhia;

• andamento do processo de vendas;

• acesso a boletos e notas fiscais.

Quais são os principais desafios da integração de sistemas?

Existem diversos complicadores que podem dificultar esse processo. O primeiro deles é uma questão técnica: muitas vezes, para fazer com que uma ferramenta se comunique com a outra, é preciso dominar tanto a linguagem em que ambas foram escritas como também a lógica por trás do funcionamento e a implementação dos softwares.

Outro desafio técnico envolvido é quando as finalidades dos softwares são bastante distintas. Portanto, a integração de um sistema de chat online com a de um e-mail por exemplo, é relativamente simples, pois ambos operam de forma semelhante.

Nem sempre um mesmo profissional vai reunir todas as competências para executar a tarefa. Por isso, o mais indicado é contar com uma equipe que tenha experiência na área e compreenda tanto a proposta de solução tecnológica quanto o problema da empresa.

Para ser implementada com sucesso, a integração também precisa superar desafios organizacionais. Muitas vezes, para efetivar a conexão entre dois sistemas, é preciso realizar mudanças significativas na forma de trabalho por parte da equipe.

Ao modificar o fluxo de trabalho em qualquer setor, o time que realiza a integração pode encontrar uma resistência por parte dos funcionários ou até dos gestores dessas áreas. Portanto, é preciso ser flexível e apresentar as mudanças com inteligência para garantir a aceitação de todos.

Como desenvolver a integração?

O primeiro passo é a definição de objetivos para o projeto. E para garantir que eles sejam os melhores possíveis, é preciso escutar tanto os gestores das áreas envolvidas quanto os colaboradores que utilizam, no cotidiano, os sistemas a serem integrados, legados ou novos.

E recomendável desenhar, inicialmente, soluções abstratas para as ferramentas antes de colocar a mão na massa e partir para a execução.

Só quando esse planejamento inicial estiver aprovado e compreendido por todos é que vale a pena começar o trabalho técnico de codificação.

Uma boa estratégia e resolver um problema de cada vez com entregas periódicas. Também vale a pena evitar qualquer tipo de solução provisória ou projeto “artesanal”. Todo esforço deve ser direcionado para uma solução definitiva.

A principal recomendação é contar com um time que reúne todas as qualidades técnicas, operacionais e consultivas para executar a integração e dar o devido valor ao processo.

Uma opção é contratar uma empresa externa para a tarefa. Se for o caso, certifique-se de que eles entendam as reais necessidades da empresa e consigam implantar a integração de sistemas com escalabilidade, como a noBug. 

Quais fundamentos para uma integração segura e funcional?

• Capacidade e escalabilidade de memória;
• Monitoramento e registro de dados;
• Recursos customizáveis

Vale lembrar que é importante calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) de todo o processo, para avaliar de que forma a implantação vai gerar maior retorno e valor a empresa.

Fica evidente que um processo de integração é capaz de potencializar a administração organizacional e facilitar o trabalho dos colaboradores e dependendo do recurso, dos seus clientes e fornecedores. Sendo assim, vale a pena implementar um projeto dessa natureza.

Ficou com alguma dúvida sobre os desafios da integração de sistemas nas empresas? Quer mais informações sobre as soluções existentes? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.