A pandemia impulsionou o mercado para os modelos de trabalho home office e híbrido, e nesse sentido, é importante ter processos sólidos e fluxos de trabalho que todos possam seguir a fim de ter o melhor resultado para a empresa.
Mas como saber se a equipe está trabalhando e produzindo?
Para isso, temos o VSM – Value Stream Mapping ou mapeamento de fluxo de valor. Um dos principais problemas de gestão de pessoas e equipe é a falta de processos bem definidos, gerando maior custo para seu negócio. É importante a atuação de toda a equipe conforme premissas e fluxos da empresa para que se tenha o melhor desempenho, com ações específicas para a realização de trabalho, produto ou serviço.
Conheça um pouco mais sobre esse mapeamento!
O que é VSM?
O mapeamento de fluxo de uma empresa é de extrema importância para que se possa entender e visualizar como são feitos os processos, para então propor melhorias. O VSM é uma ferramenta de gestão para auxiliar na produção de fluxograma de trabalho, ajudando a equipe a ter maior produção e transparência, criando valor para os clientes, eliminando desperdícios.
A identificação dos pontos de bloqueio, dores e desperdícios escondidos é importante para que o fluxo futuro tenha maior aceitação e produtividade, onde será analisado todas as etapas de um serviço ou processo.
Após o mapeamento e retratação do fluxo da equipe, o mapa ajudará a visualizar oportunidades de melhoria, desperdícios e métricas de performance, auxiliando no entendimento e comunicação, na mudança de cultura e colaboração de todos.
Pode ser usado para melhorar qualquer e todo processo de etapas repetitivas e na transferência de atividades e tempo de espera entre equipes, deixando fluir mais organicamente.
Como executar um VSM?
Antes de qualquer coisa, o VSM é dividido em quatro fases: preparação, mapa do estado atual, mapa do estado futuro e planejamento e implementação, ou seja, é importante que quem participe dessa execução saiba e conheça os processos.
Conheçamos as etapas e técnicas que envolvem os passos:
- Preparação: o passo talvez mais importante seja o time que participará do processo que será mapeado, e também os processos que serão incluídos no VSM, a fim de ter um escopo, onde começar e quando terminar. Um time multifuncional com um facilitador para condução das ações, e um time de apoio para determinadas fases e decisões, com um limite de pessoas focadas.
- Mapa do estado atual: o processo de mapeamento do estado atual é importante para entendimento de como está funcionando hoje e todos que são envolvidos, que poderá identificar necessidade dos clientes, processos primários e secundários, priorização de processos, envolvidos, custos e vários outros pontos que o time considerar relevante. Também será importante analisar a documentação, se houver, do que já está mapeado.
- Mapa do estado futuro: agora já será avaliado o estado atual para poder redesenhar os processos, indo de encontro às premissas e estratégias da empresa, estabelecendo melhorias e propondo soluções que melhore os pontos de risco e vulnerabilidades identificadas no processo anterior.
- Planejamento e implementação: com o direcionamento e mapeamento futuro, agora é preciso colocar em prática. A criação de um plano de implementação, o que será priorizado e as próximas ações para a melhoria do fluxo, e também a manutenção e desse projeto, sempre com o mapeamento de novas oportunidades que deverão ser consideradas.
O sucesso do VSM é para toda a organização, por isso as etapas, conscientização, equipe capacitada e transparência são importantes. A busca constante na melhoria do desempenho da equipe, evitando mais custos e desperdícios depende de fatores como os esforços conjuntos, foco, entendimento, metas de melhorias e aplicação do aprendizado.